7 ferramentas de gestão de tempo para usar no seu dia-a-dia

Você tem tempo para tudo o que gostaria de fazer? Tem tempo para planejar o seu futuro profissional? Se já é difícil no início de carreira, imagina daqui para frente!

O tempo parece cada vez mais raro no mercado de trabalho — e o maior desafio dos profissionais que estão começando agora é gerir atividades urgentes com prioridades para o futuro e qualidade de vida.

Mas foi para ajudar o seu caso que surgiram, nos últimos anos, as ferramentas de gestão de tempo. Não sabe como elas funcionam?

Continue a leitura e conheça mais sobre as principais metodologias de gestão do tempo:

1. Metas SMART

O primeiro passo de um profissional de sucesso é saber aonde ele quer chegar. Desde o início da sua carreira, é preciso definir seus objetivos e traçar metas para alcançá-los.

Calma! Você não vai planejar a sua vida inteira. Existe bastante espaço para mudar de estratégia e enfrentar o que virá no futuro. Porém, você precisa de seguir um caminho baseado no que você considera importante hoje.

No entanto, fazer isso não é tão simples como parece — daí o surgimento desse processo. Definir metas por definir não adianta para um profissional. É preciso foco e disciplina.

Para evoluir e perceber seu crescimento, seus objetivos devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e baseados em tempo — ou, em inglês, Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-based, palavras que formam o acrônimo SMART.

Então, ao criar uma meta, faça com que ela conte com esses cinco atributos. Quando concluí-la, crie a próxima. Assim, você garante que seu lado profissional estará sempre em crescimento.

2. Matriz GUT

Metas traçadas, é hora de pôr a mão na massa! O sucesso profissional tem muito a ver com a sua capacidade de se manter organizado no seu dia-a-dia e todas essas ferramentas são formas de gerir o tempo e ser produtivo.

A Matriz GUT é uma forma de criar prioridades entre as suas atividades para ter sempre tempo de lidar com as mais importantes. Para isso, você pode criar um quadro periódico e qualificar todos os afazeres atribuindo notas a elas em três quesitos:

  1. Gravidade: é o impacto que a tarefa ou problema tem na sua vida, na sua empresa ou no seu trabalho. Quanto mais importante, maior a nota.

  2. Urgência: é o prazo que você tem para realizar um trabalho ou resolver um problema. Quanto mais próximo, maior a nota.

  3. Tendência: é o potencial que um problema tem de se tornar maior com o tempo, até que ele seja irreversível. Quanto maior as consequências de não agir, maior a nota.

Com esse simples quadro comparativo, você consegue ter uma visão bem clara do que é preciso fazer imediatamente — e o que pode ser deixado para depois.

É interessante fazer quadros diferentes, para o dia, a semana e o mês.

3. 5W2H

Outra sigla do inglês, o 5W2H te faz questionar 7 aspectos do que você precisa fazer:

  • O quê?

  • Quem?

  • Onde?

  • Por que?

  • Como?

  • Por quanto?

Fazendo essas perguntas para cada atividade a ser realizada, é possível entender melhor como você vai atacar um problema ou realizar uma tarefa.

Gerir tempo para um profissional significa fazer o que deve ser feito (trabalhar, estudar para uma especialização, resolver problemas) da melhor forma possível, de modo rápido e eficiente.

4. Getting Things Done (GTD)

Essa é uma ferramenta criada para tirar afazeres do caminho!

É uma forma simples e rápida de abordar tarefas mais simples e que, em pouco tempo, te faz marcar a caixinha de “feito” na sua lista — inclusive é o método de gestão de tempo com mais apps disponíveis.

São 5 etapas bem lineares a se seguir:

  1. Coletar atividades

  2. Processar as que exigem ação imediata

  3. Organizá-las em uma ordem de prioridade

  4. Executar

  5. Revisar os resultados

Completou os passos? Pula para a próxima. Como o próprio nome diz, em uma tradução aproximada, “resolvendo as coisas”.

5. Parar, Continuar e Começar a fazer

A ferramenta PCC também é bastante simples e mais recomendada para ajustar o seu foco sobre as coisas que são importantes — além daquelas que poderiam ficar de lado por enquanto.

O método consiste em separar todas suas atividades em três colunas:

  1. Parar de fazer: anote tudo o que você está fazendo (ou queria fazer), mas não parece tão importante para a gestão do seu tempo no dia. É a coluna em que você coloca tudo que for desnecessário e só volta nela quando o resto estiver concluído.

  2. Continuar fazendo: aqui você anota as atividades que você quer que sejam constantes em sua vida — tanto pessoal quanto profissional. Pode ser um simples bom dia no começo do expediente ou fazer caminhadas depois do trabalho.

  3. Começar a fazer: a coluna mais importante, em que você vai dispor as atividades que precisam ser concluídas.

Ao mapear suas atividades dessa forma, você vai ver que fica muito mais fácil entender o que te ajuda a crescer profissionalmente e o que está apenas roubando o seu tempo.

6. Ladrões do Tempo Bem Longe

Falando de roubo de tempo, essa ferramenta é usada exatamente para identificar esses ladrõezinhos!

Comece a marcar tudo que consome muito tempo, desnecessariamente, no seu dia a dia — e tente evitar essas atividades.

Passe tudo o que for mais rápido para frente na sua lista de prioridades. Esse é outro método que funciona muito bem com o GTD.

7. Roda da Vida

Por último, um pouco menos de trabalho! Um profissional feliz com a sua carreira não é o que ganha mais, mas o que consegue um equilíbrio entre trabalho e qualidade de vida, sentindo-se feliz e satisfeito em qualquer ambiente.

Na Roda da Vida, você distribui pontos para a sua performance em todas as áreas: pessoal, profissional, de relacionamentos e lazer.

Seja honesto com você mesmo e disponha esses pontos em um círculo.

A ideia é visualizar em quais pontos você está deixando a desejar e começar a planejar atividades que façam o círculo ficar mais redondo, dando peso igual para todos os lados.

Para ser um profissional de sucesso e se destacar no mercado, é preciso organização, motivação e metas bem definidas. Essas ferramentas de gestão são ótimas para planejar melhor os seus dias e ter tempo para tudo o que você quer fazer — agora e no futuro.

E aí, são dicas bem legais, não é mesmo? Que tal você mostrar para os seus amigos? É só compartilhar esse texto nas suas redes sociais!

Pedagoga, pela Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS). Especialista em Psicopedagogia, pela Universidade Estácio de Sá, e em Atendimento Educacional Especializado, pela Universidade Candido Mendes (UCAM).

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