Saiba como aumentar sua produtividade no trabalho em 5 passos

A flexibilidade de muitas empresas em relação a horários — além do acesso irrestrito à internet e dispositivos móveis — é uma grande vantagem para os profissionais de empresas modernas. No entanto, esses benefícios podem se tornar grandes vilões quando o assunto é produtividade no trabalho.

De acordo com dados de uma pesquisa recente, a eficiência dos brasileiros — que já não era das melhores em comparação a outros países — teve uma queda de 3% no ano de 2015.

Diante disso, fica claro que alcançar bons níveis de produtividade torna-se, a cada dia, um diferencial para os profissionais de todas as áreas.

Mudanças de comportamento e a adoção de algumas ferramentas podem ser a chave para melhorar o seu rendimento e se destacar no mercado. Veja mais sobre o assunto no post de hoje:

1. Mude a sua postura

Tendemos a nos lamentar por não conseguir alcançar o nível de produtividade desejada, mas são poucas as pessoas realmente dispostas a reverter essa situação. É bem mais fácil criar mil desculpas que justificam o seu desempenho, não é verdade?

Pode ser a falta de uma ferramenta X, a má vontade do colega Y ou a exigência do cliente Z. Mas, no fundo, a única mudança que pode aumentar a sua produtividade de forma efetiva é a de sua postura.

Avalie a sua rotina profissional e entenda quais são os seus pontos fracos que devem ser trabalhados. No geral, um dos aspectos mais prejudiciais ao desempenho é a falta de proatividade — aquela postura de estar sempre esperando para tomar alguma atitude ou realizar uma tarefa.

Observe o ambiente ao seu redor: há algo que você poderia fazer para mudar as situações que prejudicam o seu trabalho? Existem soluções, mesmo provisórias, para aumentar a sua produtividade?

Provavelmente, a resposta para essas perguntas será “sim”. Então, em vez de esperar a mudança, comece a mudar você mesmo.

Transforme a famosa lição de Theodore Roosevelt em seu mantra diário: “faça o que você pode, com o que você tem, no lugar onde você está”.

2. Rastreie seu tempo

A mudança mais importante está na sua postura, mas existem alguns truques e ferramentas que podem ajudar a otimizar o seu tempo e aumentar o seu rendimento profissional.

Se, ao final de um longo dia de trabalho, você sente que não realizou nenhuma tarefa importante, mesmo tendo trabalhado durante horas, é provável que existam alguns gargalos levando a sua produtividade pelo ralo.

Para identificá-los, o primeiro passo é descobrir quanto tempo você gasta realmente trabalhando — e, para isso, o aplicativo Toggl pode ser útil.

A ferramenta funciona como cronômetro e rastreador de tempo, registrando quanto tempo gasta para executar cada atividade. É muito simples: basta adicionar a tarefa executada no momento e acionar o cronômetro toda vez que estiver realmente trabalhando.

Caso faça alguma pausa — seja para responder e-mails, tomar um café ou trocar de tarefa — o cronômetro deve ser pausado e reativado apenas quando o trabalho for retomado.

Além de registrar o tempo gasto, o Toggl ainda mostra o número de intervalos feitos durante a execução de cada uma das atividades e exibe gráficos indicando, proporcionalmente, quantas horas você dedicou a cada projeto.

Com esses números, você tem uma visão mais realista de quanto tempo precisa para realizar o trabalho e quanto do seu tempo diário tem sido desperdiçado sem perceber.

3. Fracione grandes projetos em tarefas menores

Para colocar um projeto em prática — especialmente quando se trata de um trabalho em equipe — é indispensável fragmentá-lo em tarefas menores. Dessa forma, fica mais fácil estabelecer prazos e mensurar o real andamento do trabalho, aumentando a produtividade.

Uma das ferramentas mais populares para o planejamento de projetos é o Trello. Com ele, é possível organizar cada projeto em boards com informações detalhadas sobre cada etapa a ser realizada.

Esses quadros podem ser compartilhados com outros usuários interessados e envolvidos no projeto.

Outra ferramenta muito útil para acompanhar o andamento de um projeto é o Asana. Por meio desse app, é possível delegar tarefas para os colaboradores envolvidos no projeto e acompanhar se elas foram cumpridas dentro do prazo.

O Asana envia notificações por e-mail, tanto para quem delegou a tarefa quanto para quem ficou responsável, informando sobre o cumprimento, o cancelamento ou o adiamento delas por parte de qualquer um dos envolvidos.

4. Use listas de organização

As listas de tarefas fazem verdadeiros milagres em sua produtividade no trabalho. Parece exagero, certo? Afinal, como algo tão simples — e, por isso mesmo, deixado de lado — pode fazer uma diferença significativa em sua rotina?

Ao criar uma lista de tarefas para a semana — ou para o dia —, você livra o seu cérebro da responsabilidade de lembrar-se sozinho de todas as atividades que precisam ser executadas naquele período.

Com isso, sobra mais energia e tempo para se concentrar no que realmente importa: as tarefas em si. Além disso, com a lista você pensa de forma mais prática em quais atividades são prioridades e quais podem ser deixadas para um outro momento.

Basta uma caneta e um papel para listar as tarefas. Caso prefira fazer isso por meio de um aplicativo para ter maior controle, o Todoist pode ajudar bastante.

Além de aumentar a produtividade, esse truque de organização ainda tem um benefício extra: a sensação de prazer e motivação a cada item riscado da lista.

5. Faça uma especialização

Não é só a organização que ajuda a aumentar a produtividade. Afinal, produtividade não está ligada apenas à quantidade, mas principalmente à qualidade do trabalho realizado.

Diante disso, o conhecimento se torna uma ferramenta muito útil para melhorar o seu desempenho profissional, proporcionando insights e novas formas de solucionar velhos problemas.

Qualquer tipo de conhecimento é válido nessas horas, seja ele adquirido por meio de livros, cursos on-line ou palestras relacionadas à sua área de atuação. Porém, para quem deseja ir além, um curso de especialização é o ideal.

Fazer uma pós-graduação é uma forma de se atualizar e desenvolver uma visão mais estratégica do trabalho — seja em grandes projetos ou pequenas questões da rotina.

Seguindo essas dicas, você certamente verá a sua produtividade no trabalho crescer diariamente e, com ela, as suas chances de alcançar o sucesso profissional.

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Nordestino apaixonado por comunicação, música e dança. Escritor nas horas vagas. Santista declarado, e amante do futebol.

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